Где процесс начинается и где заканчивается
Он начинается раньше заявки и заканчивается позже выхода.
Привычная рамка — от открытой вакансии до первого рабочего дня. Она удобна для учёта и отрезает два участка, на которых решается результат.
Слева от заявки лежит решение нанимать: почему позиция нужна, какую задачу человек закроет, что изменится в работе отдела после его выхода. Пока ответа нет, в заявку попадает желание — «нужен сильный руководитель». Роли в таком тексте не описано, поэтому искать по нему можно кого угодно: кандидаты приходят, отсев начинается на встрече с заказчиком, где выясняется, что искали другого. Время потрачено всеми участниками, включая кандидатов, которые больше не откликнутся.
Справа от выхода лежит испытательный срок. Закрытая вакансия и состоявшийся наём — разные события, разделённые несколькими месяцами. Если процесс заканчивается днём выхода, за то, что происходит дальше, не отвечает никто, и повторный поиск на ту же позицию открывается как новая задача — со своей заявкой, своим бюджетом и без разбора того, что случилось в прошлый раз.
Практическое следствие простое: границу задают места, где принимаются решения, влияющие на результат. Процесс, посчитанный от решения нанимать до конца испытательного срока, дороже в администрировании и честнее по данным — он показывает, что вакансия, закрытая за две недели и потерянная на третьем месяце, закрыта не была.
Что процесс производит
Продукт процесса подбора — обоснованное решение о конкретном человеке и его выход на работу. Ни поток резюме, ни число проведённых интервью, ни заполненная строка в штатном расписании продуктом не являются: всё это расход, а не результат.
Формулировка выглядит очевидной ровно до вопроса, что считается результатом отдельного шага. Тогда начинаются расхождения. Поиск производит список людей, с каждым из которых состоялся разговор. Активность в почте и в базе к продукту отношения не имеет. Что производит скрининг? Короткий список, где у каждого исключённого записана причина. От интервью остаются сравнимые записи по одинаковым вопросам, и сравнимость здесь важнее подробности: двух кандидатов, которых спрашивали о разном, можно сопоставить только по впечатлению того, кто вёл встречу, а впечатление через неделю уже не восстановить.
Проверяется это одним признаком: результат шага можно передать другому человеку. Если рекрутер заболел и вакансию подхватывает коллега — что он получает? Если ничего, кроме папки откликов и устного «вот этот вроде ничего», значит, шаги выполнялись, а продукта у них не было, и следующий человек начнёт с нуля.
Когда подбор целиком или частично передан агентству, продукт каждого шага становится предметом договорённости на входе: что именно вы получаете, в каком виде и в какой момент.
Что передаётся от шага к шагу
Передача — это момент, когда результат одного шага становится входными данными следующего. Шагов в процессе может быть больше или меньше, передачи между ними устроены одинаково.
| Передача | Что переходит дальше | Признак, что передача не состоялась |
|---|---|---|
| Решение нанимать → заявка | Задача позиции и ожидаемый результат первых месяцев | Заявка состоит из требований к человеку и не содержит задачи, которую он решает |
| Заявка → поиск | Профиль, по которому можно составить список компаний и ролей | Работа начинается с публикации вакансии, потому что искать по заявке негде |
| Поиск → скрининг | Люди, с которыми установлен контакт | В работе только входящие отклики, хотя позиция редкая |
| Скрининг → интервью | Короткий список с причиной по каждому исключённому | Заказчику пересылаются резюме без комментария, отбор перекладывается на него |
| Интервью → финал | Сравнимые записи по одинаковым вопросам | Кандидаты обсуждаются словами «понравился», «не зашёл», «слабоват» |
| Финал → предложение | Согласованные условия и дата выхода | Условия начинают обсуждать после того, как кандидат сказал «да» |
| Предложение → выход | Подтверждённая договорённость и контакт до первого дня | Между принятым предложением и выходом с человеком никто не разговаривает |
| Выход → работа | Задача на первые месяцы и ответственный внутри компании | Руководитель узнаёт о выходе нового сотрудника в день выхода |
Общий признак срыва один: следующий шаг начинается с восстановления информации. Восстановление стоит дороже самой передачи и повторяется на каждой вакансии заново. Чинить процесс дешевле на стыках.
Бывает и обратный срыв: шаг делает работу за предыдущий. Рекрутер сам дописывает задачу позиции, потому что в заявке её нет; заказчик сам отсматривает сотню откликов, потому что скрининг не дал короткого списка. Работа выполняется, вакансия иногда закрывается, а перекос обнаруживается на следующей заявке, где всё повторяется. Выбор способа выхода на кандидата зависит от того, что пришло из заявки, — разбор методов и правило выбора собраны в отдельном материале.
Две зоны, у которых нет владельца
До заявки: решение принято, роль не описана
Между «нам нужен человек» и заявкой лежит работа, которую редко кому поручают явно. Нужно сформулировать задачу позиции, договориться о вилке, определить, кто принимает финальное решение, и заранее назвать компромиссы, на которые компания готова пойти.
Если участок пропущен, работа над ним всё равно делается — позже, дороже и уже в середине процесса. Профиль уточняется по ходу: после пятого резюме заказчик понимает, что опыт в отрасли важнее образования, после десятого — что готов рассматривать кандидатов без управленческого стажа. Каждое уточнение обнуляет уже отобранных. Воронка запускается заново с теми же затратами.
Признак, что зона пустует: требования к кандидату меняются после начала поиска чаще одного раза.
После выхода: вакансия закрыта, сотрудник не запущен
Первый рабочий день закрывает вакансию и открывает участок, где решается, останется ли человек. Здесь процесс подбора обычно передаёт результат в никуда: рекрутер закончил работу, руководитель считает, что дальше сотрудник разберётся сам. Участок остаётся ничьим.
Когда человек уходит на испытательном сроке, это почти всегда читают как ошибку отбора, хотя причина чаще лежит здесь: задача на первые месяцы не поставлена, ответственный не назначен, обратной связи нет. Отличить одно от другого можно, только если вход в должность оформлен как часть процесса и закреплён за конкретным человеком. Что входит в этот участок и кто за него отвечает — предмет запуска сотрудника.
По каким признакам видно, что процесса нет
Процесс отличается от привычного порядка действий тем, что переживает смену людей. Проверить это можно по семи признакам — каждый из них означает, что результат зависит от конкретного исполнителя.
- Две вакансии в одной компании идут по разным маршрутам без причины, связанной со сложностью позиции. Значит, маршрут выбирает тот, кто ведёт вакансию.
- Ни один шаг не имеет письменного результата. Всё, что произведено, живёт в переписке и в памяти рекрутера.
- Причины отказа кандидатам нигде не фиксируются. Через месяц нельзя ответить, почему воронка сузилась на конкретном шаге.
- Срок ответа заказчика на присланных кандидатов не оговорён. Кандидат ждёт неопределённое время, а решение об отказе от вакансии принимает раньше компании.
- Число шагов меняется по ходу вакансии. Дополнительная встреча добавляется, когда финалисты не понравились: удлиняется процесс, хотя пересмотра требует профиль.
- Нет момента, в который вакансия признаётся непроходимой. Позиция висит, пока о ней не забудут, и не возвращается к пересмотру условий.
- Вышедшего сотрудника никто не связывает с закрытой вакансией. Данные о том, что случилось после выхода, в подбор не возвращаются.
Что меняет избыток откликов
Когда откликов приходит больше, чем рекрутер успевает прочитать, узкое место переезжает с привлечения на две передачи: «поиск → скрининг» и «скрининг → интервью». Первая перестаёт справляться, если единственный критерий отсева — совпадение с формулировками в резюме: кандидат, описавший тот же опыт другими словами, выпадает раньше, чем его успевают прочитать. Вторая перестаёт справляться, когда короткий список подменяется пересылкой всех, кто «в целом подходит»: отбор переезжает к заказчику, у которого на него нет ни времени, ни критериев.
Цена здесь отложенная, и платит её компания. Необработанные отклики остаются в воронке как непринятые решения: человек числится в работе, разговора с ним не было, отчёт показывает поток там, где его давно нет. Через месяц по такой воронке нельзя сказать, сузилась она на скрининге или на интервью.
Отдельно стоит развести две вещи, которые смешиваются при большом потоке. Процесс доводит до решения: собирает сопоставимых кандидатов и приводит их к моменту выбора. Само решение — кого из сравнимых людей брать — принимается другими средствами и по другим правилам; это предмет оценки кандидатов. Смешение слышно в формулировке претензии: «приведите кого-нибудь получше» — претензия к решению, адресованная процессу.
Короткие ответы
Какова цель процесса подбора персонала
Процесс отвечает на вопрос, что происходит и кто за это отвечает. Воронка — это способ измерить процесс: сколько человек перешло с шага на шаг и где поток сузился. Воронка строится по уже описанному процессу. Проверяется это быстро: попросите двух рекрутеров построить воронку по одной и той же вакансии — если этапы у них разошлись, описывать пока нечего.
Чем процесс подбора отличается от воронки подбора
Короткий прямой ответ на вопрос.
Сколько этапов должно быть в процессе подбора
Столько, сколько нужно для решения, и ни одним больше. Каждый дополнительный шаг увеличивает срок и вероятность потерять кандидата, поэтому шаг остаётся в процессе, только если по его итогам кто-то отсеивается. Типичный сценарий срыва выглядит так: финалист принимает предложение другой компании в те несколько дней, пока ждёт встречи, на которой ещё ни разу никого не отсеяли.
Кто отвечает за процесс подбора персонала
Ответственность делится: за поиск и подготовку решения отвечает рекрутер, за само решение и за вход человека в работу — руководитель, которому нужен сотрудник. Проблемы начинаются там, где эта граница не проговорена: рекрутеру предъявляют качество решения, а руководителю — сроки поиска.